haciendo una Conferencia de Prensa Parte I

El Coordinador de Eventos para actividades empresariales como por ejemplo conferencias de prensa,  asesorará en lo concerniente a la sala en que se efectuará la conferencia para lograr un óptimo aspecto, intervendrá en la redacción de las invitaciones, prestará cuidado en la recepción de los invitados a la conferencia, la ubicación de las personas, procurará que las autoridades conferenciantes sean tratadas y atendidas de acuerdo a su jerarquía; y  los cronistas y fotógrafos cuenten con todos aquellos elementos necesarios para desarrollar su labor.

 
El lugar:

• Una vez que se haya realizado el listado de periodistas invitados, se iniciará la tarea de elegir el salón adecuado. Si la institución no posee un salón cómodo, amplio, claro y acogedor para este tipo de eventos; se estila alquilar el salón de un hotel de jerarquía.
• Se debe procurar que el lugar elegido cuente con el debido acondicionamiento acústico, amplificadores, altavoces, micrófonos, asientos confortables, podios para los conferencistas, teléfonos, fax, etc.
• Lo ideal sería que la organización contará con una “Sala de Prensa” dentro del edificio. Esto permite el contacto cotidiano con los medios de comunicación y a través de ellos proyectar una imagen institucional prolija y planificada.
• Además de los objetos ya mencionados, la sala de prensa debe contar con los siguientes elementos dispuestos de una determinada manera:
• El foco de atención, en otras palabras, el sitio que ocupará el funcionario entrevistado, debe disponerse sobre elevado. De esta forma, podrá ser visualizado por los presentes y los planos de fotografía más fácil de captar. Este foco debe ubicarse en contraluz de ventanas para que los fotógrafos puedan realizar su trabajo con el sol de espaldas y el objetivo reciba iluminación natural.
• El estrado o tarima debe tener por lo menos unos 20 o 30 centímetros de altura. Así, se logra reforzar la atención de los asistentes a la Conferencia de Prensa y permite que todos puedan observar sin importar la altura corporal de las personas sentadas en primera fila. Por razones estéticas, este entarimado debe estar alfombrado o cubierto por algún revestimiento.
• También pueden emplearse dos tipos de podio: uno individual y otro colectivo. El podio sirve de apoyo tanto para las manos y brazos del entrevistado como así también de ayuda memoria en el que se ubican papeles de consulta. El podio colectivo se utiliza cuando el entrevistado brinda una conferencia junto a sus colaboradores. Los estrados de Instituciones Públicas deben llevar al frente de los mismos el escudo nacional, provincial o municipal. En caso de que sean empresas privadas se puede grabar el logotipo comercial o escudo institucional.
• Una sala de prensa debe contar con elementos de proyección y reproducción para la ilustración de las conferencias con presentaciones en multimedia.