Haciendo una Conferencia de Prensa Parte II

Ornamentación.
En caso que no se utilicen podios, la mesa del estrado debe cubrirse con un grueso mantel de paño o terciopelo, con el objetivo de evitar  a los presentes la antiestética visión de los pies de los entrevistados; quienes pueden dejar al descubierto ticks nerviosos o quitarse el calzado.
Deben proveerse al menos dos micrófonos para sortear el pasarse continuamente éstos entre los entrevistados y así responder a las preguntas de los cronistas. Se aconseja utilizar al menos dos micrófonos, para que uno de ellos vaya de la derecha al centro del estrado y el otro vaya al centro desde la izquierda. Por la misma razón, es aconsejable que los auxiliares del área de protocolo cuenten con dos micrófonos inalámbricos  para que los reporteros utilicen; uno de derecha al centro y el otro al centro desde la izquierda. Así se evitan las clásicas molestias que acarrean los cables de los micrófonos entre los asistentes.Los principales elementos de ornamentación de un salón son: arreglos florales, centros de mesa y plantas ornamentales, alfombras, tapices y piezas de arte. 

Como consideraciones, los arreglos florales no deben de ser grandes dimensiones, ni que las flores sean artificiales, ya que dan un aspecto de funeral. Las plantas ornamentales deben ser sencillas y armónicas. Se desaconsejan las frutales ya que su uso indiscriminado confiere una imagen de selva tropical al salón elegido.
 

Invitaciones.
El responsable de Protocolo supervisará la redacción y se encarga que las invitaciones lleguen a destino de acuerdo a la información que les proporcionó Prensa.

Comida.
Uno de los detalles más importantes de las conferencias es la organización de un servicio de comida. La dinámica de trabajo de los profesionales de los medios es compleja. Si incorporamos una comida, no sólo incrementamos las posibilidades de asistencia sino también demuestra es un gesto de respeto y comprensión que será valorado por los periodistas. La comida debe preverse, en preferencia, en horas que no coincidan con las de mayor trabajo en los medios de comunicación y deberá inscribirse en las invitaciones.
Una alternativa, si el tiempo apremia, es servir bebidas a los asistentes antes de iniciarse la conferencia y durante la misma en mesas previstas al alcance de los asistentes. Así, se habrá demostrado la cortesía de la Institución sin demorarlos innecesariamente
 

Entrega de material.
Desde el área de Protocolo, también se puede confeccionar material específico y complementario - Dossier de Prensa- para entregar a los medios de prensa que asistan. En una buena carpeta de presentación se puede incluir la información pertinente. Este tipo de material es de suma utilidad para los periodistas ya que les sirve de apoyo para sus notas, para contextualizar al lector o interpretar la información.
 

Por último, cabe resaltar que el personal del ceremonial recibirá a los medios de comunicación, los guiará hasta el salón donde se realizará el evento, y terminado el acto los acompañará hasta la puerta.

Fuentes: Protocolo.org, PaginasAmarillas.com.pe, Euro-briefing.com