Para sus eventos: ¡confíe en profesionales!

Por: Mauricio Lilliegren Procel 

Si nos referimos a La Celebración y organización de congresos, convenciones, ferias y eventos en general, recurriendo a  verdaderos profesionales nos sentiremos mucho menos preocupados, perderemos menos tiempo, dinero y lo más importante se ganará credibilidad y prestigio habiendo ofrecido un evento de primera categoría. 

En muchos casos a la hora de organizar un evento las empresas e instituciones se preocupan mucho por el asunto costos, y asignan o contratan de una manera inapropiada a un personal sin ninguna experiencia para planificar, organizar y coordinar La Celebración del evento en cuestión. Estas fórmulas más económicas pueden resultar, y también hay que analizar conjuntamente con el tema de costos las posibles consecuencias que pueden resultar de una planificación y organización totalmente empíricas. 

Frente a esta mala decisión puedo detallar algunos casos:

• Los servicios y productos contratados sean de mala calidad.
• Manejo de proveedores y auspicios inadecuado.
• Insuficiencia estratégica a la hora de comercializar el evento y como resultado poca convocatoria. 
• Logística del evento descoordinada y como resultado atrasos y pérdidas de tiempo en el cronograma de actividades.
• Personal de apoyo inadecuado y sin preparación, y como resultado, los asistentes al evento no sean tratados profesionalmente. 
• En el peor de los casos puede ocurrir una intoxicación masiva, al tratarse de un pésimo servicio de catering, que no cumpla con los requerimientos sanitarios mínimos, ni equipos adecuados que mantengan la cadena de frío. 
• Sistemas de Seguridad no efectiva o insuficiente. 

Los resultados finales por el simple hecho de reducir extremadamente los costos, desmejorando la efectividad de La Celebración, la calidad de productos y servicios tienen un impacto muy negativo, en aspectos como:

• Decepción de los asistentes del evento.
• Vergüenza, frustración y desprestigio de la empresa o institución organizadora del evento.
• Prensa negativa para el evento, la empresa o institución organizadora.
• Pérdida de credibilidad de los asistentes hacia los organizadores.
• Problemas de convocatoria en eventos futuros. 

Todas estas consecuencias tratándose de un evento internacional se multiplican por mil veces, pues el prestigio de la ciudad sede también está en juego como el de sus instituciones, y esto nunca debemos olvidar. 

Es por eso que para la realización de eventos internacionales se debe mantener estándares internacionales de organización, comercialización y coordinación del evento en cuestión.

Saber que quienes nos visitan son turistas y profesionales extranjeros exigentes en cuanto a la calidad de servicios y organización; y si queremos ganar prestigio y confianza de las empresas, instituciones y profesionales extranjeros debemos aplicar conscientemente estándares internacionales de organización

Fuente: EventosEcuador.com